Het inleveren van de lease-/bedrijfsauto, de telefoon en/of de laptop en het stopzetten van bepaalde onkostenvergoedingen bij langdurige ziekte/afwezigheid.
Hoe een werkgever het bovenstaande kan bewerkstelligen hangt af van een aantal zaken. Hieronder volgt een uiteenzetting.
Mijn medewerker zit al langere tijd ziek thuis. Vooruitzichten op een spoedig herstel of (gedeeltelijke) re-integratie zijn er voorlopig niet. Voor het uitoefenen van zijn functie beschikt hij over een leaseauto. Tijdens de ziekteperiode gebruikt hij de auto natuurlijk niet, hij heeft de auto immers ook niet nodig. Heb ik nu het recht om de auto terug te nemen en kan ik zomaar een andere medewerker in deze auto laten rijden? Deze medewerker krijgt ook nog bepaalde onkostenvergoedingen. Het is evident dat deze medewerker tijdens ziekte helemaal geen onkosten meer maakt. Moet ik die vergoedingen dan toch nog steeds uitbetalen of mag ik de uitbetaling daarvan per direct stopzetten? Welke criteria gelden er bij dergelijke beslissingen en kan zoiets eenzijdig worden bepaald?
Het komt zeer regelmatig voor dat een werknemer gedurende langere tijd ziek is, op een bepaald moment is dan de vraag of de werkgever het recht heeft om een leaseauto terug te vorderen of om een onkostenvergoeding stop te zetten. Hetzelfde geldt voor het terugvragen van een door de werkgever verstrekte telefoon of laptop. De vraag is dan op basis van welke criteria terugname bij langdurige ziekte mogelijk is. Hetzelfde geldt voor een langere afwezigheid door een op non-actiefstelling of een vrijstelling van arbeid.
Doorslaggevend bij de beantwoording van deze vraag is of dergelijke zaken zijn geregeld in de arbeidsovereenkomst of in een personeelsreglement. Ook is van belang of de door de werkgever verstrekte zaken, zoals de telefoon, de laptop of de auto tevens bedoeld zijn en gebruikt mogen worden voor privé doeleinden.
In de meeste personeelsregelingen is immers vaker vastgelegd dat het de werknemer is toegestaan om dergelijke zaken tevens voor privé doeleinden te gebruiken. Is dat zo geregeld voor het gebruik van de leaseauto dan is daarmee in het ter beschikking stellen van de auto een privé-voordeel voor de werknemer verdisconteerd. Het staat de werkgever dan niet zonder meer vrij om de werknemer dit privé voordeel gedurende een (langdurige) ziekteperiode te ontnemen, zo hebben meerdere rechters bepaald. Er moet in ieder geval sprake zijn van duidelijke- en objectieve criteria.
Een werkgever is slechts gerechtigd om de leaseauto en eventueel andere verstrekte zaken zoals telefoon of laptop in te laten leveren als er duidelijke en objectieve criteria in het personeelsreglement zijn vastgelegd.
Duidelijk moet zijn overeengekomen wanneer een werknemer de auto en de overige zaken in moet leveren.
Een voorbeeld van zo’n criterium zou kunnen zijn dat de werknemer alle aan hem verstrekte zaken dient in te leveren als hij meer dan drie maanden ziek is, en als de werknemer naar de verwachting van de bedrijfsarts niet binnen een periode van bijvoorbeeld drie maanden het werk weer (gedeeltelijk) zal kunnen hervatten.
Hoe zit het dan met de andere secundaire arbeidsvoorwaarden tijdens een langdurige ziekteperiode?
Ook voor de andere secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld een standaardvergoeding voor onkosten, telefoonkosten en het gebruik van een laptop of mobiele telefoon van de werkgever, is doorslaggevend of er een privé voordeel voor de werknemer in besloten ligt. Er kan dan ook een onderscheid gemaakt worden tussen de vergoeding van daadwerkelijk gemaakte- en te declareren onkosten, of telefoonkosten enerzijds en anderzijds de vaste onkostenvergoeding, of de vergoeding van de gehele telefoonrekening waaronder ook de gevoerde privé gesprekken. In het laatste geval is tevens sprake van een privé voordeel voor de werknemer, zodat deze kosten ook tijdens (langdurige) ziekte vergoed dienen te worden. Dit is slechts anders als duidelijk in het personeelsreglement is vastgelegd dat dergelijke secundaire arbeidsvoorwaarden alleen maar van toepassing zijn als de werknemer ook daadwerkelijk werkzaam is. Belangrijk is dat voor het beëindigen van dit privé voordeel objectieve criteria gehanteerd dienen te worden.
Wat kan ik nu het beste doen als werkgever om niet tijdens langdurige ziekte/afwezigheid geconfronteerd te worden met onaangename verrassingen?
De werkgever die niet tijdens een (langdurige) ziekteperiode/afwezigheid van de werknemer voor verrassingen wil komen te staan, doet er verstandig aan om ten aanzien van alle secundaire arbeidsvoorwaarden heel duidelijk schriftelijk vast te leggen of de voorwaarde bedoeld is om de werknemer tevens een privé voordeel te verschaffen. Indien dit niet het geval is en de arbeidsvoorwaarde is alleen bedoeld voor zakelijke doeleinden, dan zal de werkgever gerechtigd zijn om een en ander tijdens ziekte/afwezigheid stop te zetten. Indien er echter onmiskenbaar een privé voordeel voor de werknemer mee is gemoeid, dan zal de werkgever schriftelijk objectieve criteria moeten vastleggen wanneer hij besluit om de arbeidsvoorwaarde tijdens ziekte niet meer toe te passen.
Conclusie en tips
Bij de vraag of een werkgever tijdens ziekte van een werknemer mag besluiten de lease-/bedrijfsauto terug te nemen, het recht op onkostenvergoedingen stop te zetten of de laptop of telefoon van de werkgever in te laten leveren, is doorslaggevend welke bepalingen de werkgever hierover in de arbeidsovereenkomst of in het personeelsreglement heeft vastgelegd.
Als u twijfelt of bij u wel alles goed is geregeld dan kunt u uw overeenkomsten of reglementen laten nakijken door Keizersgracht Juristen.
Beschikt u helemaal niet over dergelijke documenten dan kan Keizersgracht Juristen u behulpzaam zijn bij het opstellen van nagenoeg alle door u gewenste overeenkomsten. Aarzel vooral niet om contact op te nemen!
mr. Sabrina Geurts
Bel naar: