Op grond van de wet, meer in het bijzonder de bepalingen in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, waarop ik verder niet zal ingaan, dient elke Nederlandse rechtspersoon (BV, NV, Coöperatie, Onderlinge Waarborgmaatschappij, alsmede een Stichting en Vereniging die een onderneming drijft) jaarlijks een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel.
Gangbare procedure tot vaststelling en publicatie
Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar dient het bestuur de jaarrekening op te maken en ter inzage voor te leggen aan de algemene vergadering van aandeelhouders (hierna: AvA). De AvA kan het bestuur een uitstel verlenen van maximaal vijf maanden om hieraan gevolg te geven. De jaarrekening dient dus uiterlijk 10 maanden na afloop van het boekjaar te zijn opgemaakt.
De jaarrekening moet vervolgens worden vastgesteld door de AvA. Hoewel de wet geen keiharde termijn voorschrijft, kan op grond van de wet wel worden afgeleid dat dit binnen twee maanden dient te geschieden. Immers, uit de wet volgt dat indien de jaarrekening niet binnen twee maanden na afloop van de door het bestuur voorgeschreven termijn door de AvA is vastgesteld, het bestuur de jaarrekening onverwijld dient te openbaren.
Na vaststelling door de AvA dient de jaarrekening binnen een termijn van acht dagen te worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. De wet schrijft expliciet voor dat uiterlijk 12 maanden na afloop van het boekjaar de vastgestelde jaarrekening bij de Kamer van Koophandel moet zijn gepubliceerd.
Risico niet-tijdig publiceren (!)
Indien het bestuur niet en/of niet tijdig aan deze publicatieverplichtingen voldoet, loopt het een aanzienlijk aansprakelijkheidsrisico in het geval de vennootschap/rechtspersoon zou failleren. Immers, in dat geval staat vast dat het bestuur haar taak onbehoorlijk heeft vervuld en wordt vermoed dat deze onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is geweest van het uitgesproken faillissement. Al met al is het tijdig publiceren van de jaarrekening van groot belang waar vooral niet lichtzinnig over moet worden gedacht.
Corona en gevolgen voor publicatieplicht
Het zal u niet ontgaan zijn dat we in bijzondere en onzekere tijden leven. De Corona-pandemie grijpt fors in de maatschappij en ook bedrijven ondervinden hiervan de verstrekkende gevolgen. De pandemie heeft op diverse bedrijven een verlammend effect. Werknemers werken thuis, fysieke afspraken worden online gedaan en ook fysieke bijeenkomsten van het bestuur en AvA’s vinden niet of nauwelijks meer plaats.
Voortbordurend op hetgeen hiervoor is besproken, maakt de pandemie het bestuurders lastig om voor tijdige deponering van de jaarrekening zorg te dragen. Dat leidt tot onwenselijke situaties omdat ook goedwillende en prima functionerende bestuurders, die normaliter tijdig publiceren, nu ineens een aansprakelijkheidsrisico dreigen te lopen.
De overheid heeft hier in 2020 een voorziening voor getroffen in de vorm van de ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’. Deze, inmiddels meermaals verlengde wet, voorziet in de mogelijkheid voor het bestuur van rechtspersonen – behouden beursvennootschappen – om de termijn voor het houden van een AvA met vier maanden te verlengen en het opstellen van de jaarrekening kan de termijn met vijf maanden worden verlengd.
De hiervoor genoemde tijdelijke COVID-wet bepaalt dat een verzuim van de verplichting tot openbaarmaking van de jaarrekening die betrekking heeft op het meest recente afgesloten boekjaar niet in aanmerking wordt genomen, indien dat te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van COVID-19. Dit betekent dat het niet-tijdig publiceren van de jaarrekening niet automatisch wordt beschouwd als onbehoorlijk bestuur met aansprakelijkheid tot gevolg. Wel geldt de voorwaarde dat het bestuur moet kunnen aantonen dat de pandemie tijdige publicatie in de weg heeft gestaan. De spoedwet geeft ondernemingen en haar bestuur de mogelijkheid de tijd te nemen die nodig is om tot de juiste financiële verslaggeving te komen. Haastige spoed is immers zelden goed!
Mocht U naar aanleiding van dit artikel vragen hebben of voorziet u zelf als gevolg van de pandemie de jaarrekening niet tijd te kunnen publiceren, neem dan gerust contact met ons kantoor. Wij zijn u graag van dienst!
mr. Frank Groenendal
Bel naar: