Binnen een besloten vennootschap (B.V.) dient minimaal éénmaal per jaar een aandeelhoudersvergadering te worden belegd. De bijeenroeping van deze Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) dient uiterlijk binnen zes maanden na afloop van het boekjaar te hebben plaatsgevonden, aangezien de AVA hét vennootschapsorgaan is dat de jaarrekening vaststelt én goedkeurt.
De wijze waarop het bijeenroepen dient plaats te vinden, is bepaald in de statuten (van de B.V.); het ‘draaiboek’ van de B.V. Normaliter wordt de AVA bijeengeroepen voor een fysieke vergadering die wordt gehouden op het kantoor van de B.V. of op een locatie elders.
Als gevolg van het Coronavirus is het niet langer wenselijk – en zelfs niet toegestaan – om fysieke bijeenkomsten met grote(re) groepen personen te organiseren. De reden waarom behoeft geen nadere toelichting. Echter, de economie draait, ook tijdens deze rare ‘Coronatijden’, gewoon door. Dat betekent dat voor veel bedrijven de behoefte en zelfs noodzaak bestaat om te kunnen blijven vergaderen en AVA’s te kunnen beleggen, teneinde (belangrijke) besluiten te kunnen nemen. Dat geldt dan vooral voor het nemen van die besluiten, waartoe op grond van de statuten enkel de AVA bevoegd is, zoals het vaststellen en goedkeuren van de jaarrekening..
Dit komt in het gedrang als bijeenkomsten gedurende enige of zelfs langere tijd niet mogen plaatsvinden, terwijl de statuten wel (vaak) het houden van een AVA tot noodzaak maken.
De vraag die naar boven komt, is welke mogelijkheden er momenteel zijn om toch rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Aan welke formaliteiten moeten deze besluiten en het besluitvormingsproces voldoen om het risico van gebrekkige besluitvorming – met alle risico’s van dien (nietigheid/vernietigbaarheid) – te kunnen ondervangen?
Een korte uiteenzetting:
Digitale AVA
In sommige, vaak ‘jongere’ (lees: modernere) statuten is reeds de mogelijkheid opgenomen om een digitale AVA te houden. In de statuten moet dan een bepaling zijn opgenomen dat door middel van een elektronisch communicatiemiddel – bijvoorbeeld laptop of IPad – kan worden deelgenomen aan de AVA en hierin het woord te voeren én – niet onbelangrijk – het stemrecht uit te oefenen.
Vereiste is wel dat de aandeelhouder door het elektronisch communicatiemiddel moet kunnen worden geïdentificeerd en hij dient rechtstreeks te kunnen deelnemen en het stemrecht uit te oefenen. Dat kan bijvoorbeeld een livestream zijn en het stemrecht en kan ook via e-mail worden uitgeoefend, mits zijn of haar identiteit kan worden vastgesteld. Het is overigens de voorzitter van de AVA die met deze controletaak is belast.
Voorts is voor het houden van een digitale AVA een vereiste dat alle vergadergerechtigden moeten instemmen met deze wijze van vergaderen. Immers, een toereikende deelname van de individuele aandeelhouders moet zijn gewaarborgd.
Bovendien moeten bestuurders en commissarissen in beginsel ook kunnen deelnemen en voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om een raadgevende stem uit te brengen.
Besluitvorming buiten AVA
Mochten de statuten niet voorzien in de mogelijkheid om een digitale AVA te houden, dan is besluitvorming buiten de AVA een optie. Vereiste hierbij is dat alle vergadergerechtigden hiermee moeten instemmen en voorts dat de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Dit laatste mag onder omstandigheden ook elektronisch, voor zover de statuten hierin voorzien of niet anders bepalen.
Ook hier geldt de voorwaarde dat, voorafgaand aan de besluitvorming, bestuurders en commissarissen in de gelegenheid worden gesteld om advies uit te brengen.
Tijdelijke wet Covid-19 Justitie en Veiligheid; tijdelijke wet digitale besluitvorming
In de meeste statuten is (nog) niet voorzien in de mogelijkheid om digitaal een AVA te houden. Om tegemoet te komen aan de beperkingen in statutaire bepalingen om fysiek bijeen te komen is per 21 april jl. een spoedwet aangenomen, te weten de ‘Tijdelijke wet Covid-19 Justitie en Veiligheid’, waarvan de ‘Tijdelijke wet digitale besluitvorming’ onderdeel is. Op grond van deze spoedwet kunnen toch rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen, middels digitale communicatiemiddelen, óók wanneer in de statuten niet in de mogelijkheid van digitaal vergaderen is voorzien (!)
Daarmee kan worden voldaan aan de jaarlijkse verplichting om een AVA te
houden, zodat de jaarrekening (toch) kan worden vastgesteld en decharge kan worden verleend aan bestuurders en commissarissen. De voorwaarden zijn wel dat de AVA voor alle aandeelhouders digitaal is te volgen en de aandeelhouders tot uiterlijk 72 uur voorafgaande aan de vergadering in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.
Deze spoedwet is inmiddels meermaals verlengd, laatstelijk bij besluit van 28 september jl. De wet geldt thans tot 1 december 2020, maar het valt niet uit te sluiten dat deze ook ná 1 december a.s. blijft gelden. Dat zal zeker het geval zijn wanneer de situatie niet (snel) verbetert.
Overigens heeft deze spoedwet de mogelijkheid van digitaal vergaderen ook voor andere rechtspersonen, zoals stichtingen en verenigingen open gesteld, zodat het bestuur respectievelijk de leden (in geval van een vereniging) ook kunnen blijven vergaderen en de noodzakelijke besluiten kunnen nemen.
Mocht u naar aanleiding van dit artikel vragen hebben, neem dan gerust contact op met ons kantoor. Wij zijn u graag van dienst.
Frank Groenendal
Bel naar: