Niet zelden ontspint tussen partijen die handelen in het rechtsverkeer een discussie over de vraag of en op welk tijdstip een schriftelijke verklaring of document, verzonden door de ene partij, de andere partij heeft bereikt. Wanneer mag men erop vertrouwen dat de verklaring of document de geadresseerde heeft bereikt en wie draagt de bewijslast wanneer dit ter discussie staat?
Denk bijvoorbeeld aan een tussen werkgever en werknemer gerezen discussie over de vraag of een aanzegging van een voorgenomen beëindiging van een arbeidsovereenkomst de werknemer heeft bereikt of dat een verklaring strekkende tot buitengerechtelijke ontbinding van een overeenkomst bij de andere partij is aangekomen.
Aan de hand van een arrest van de Hoge Raad dat dateert uit 2013, maar nog altijd even actueel is, zal ik op een zo inzichtelijk mogelijke wijze een antwoord geven op deze vragen. Mocht u als lezer naar aanleiding van dit artikel nog vragen hebben, neem dan gerust contact op met ons kantoor. Mijn collega-juristen en ik zijn u graag van dienst.
In het algemeen kan worden gesteld dat in de Nederlandse wetgeving de zogenaamde ‘ontvangsttheorie’ leidend is voor de vraag wie de bewijslast heeft voor de goede ontvangst van een verklaring of document, hetgeen tot uitdrukking komt in artikel 3:37 BW. Uit dit artikel kan de rechtsregel worden gedestilleerd dat een tot een bepaalde persoon (of rechtspersoon) gerichte verklaring pas haar werking heeft wanneer deze verklaring de andere partij heeft bereikt. De bewijslast ligt in de regel dus bij de verzendende partij.
In lid 3 van voornoemde wetsbepaling is echter een drietal risico-correcties opgenomen. Kort en goed komen deze hier op neer: Als het niet of niet-tijdig bereiken van deze verklaring het gevolg is van 1) de eigen handeling van de geadresseerde, 2) of van een persoon voor wie de geadresseerde aansprakelijk is dan wel 3) van een andere omstandigheid waardoor het niet (tijdig) ontvangen voor risico van de geadresseerde komt, dan wordt aangenomen dat de verklaring de geadresseerde heeft bereikt en keert de bewijslast om. De geadresseerde zal dan moeten aantonen of op zijn minst aannemelijk moeten maken dat de verklaring hem (of haar) niet heeft bereikt, een vrijwel onmogelijke bewijsopdracht.
Het hiervoor kort aangehaalde arrest dat ik in het licht van dit artikel wil bespreken betreft het arrest van 14 juni 2013 (NJ 2013, 391), Centavos / Stichting Nieuwenhuis. In dit arrest geeft de Hoge Raad een aantal voor de rechtspraktijk nuttige handvatten. In dit arrest stond de vraag centraal of een terugkoopoptie was vervallen. Deze optie door Centavos verstrekt aan Stichting Nieuwenhuis, zou vervallen wanneer de Stichting door Centavos tot driemaal toe zou worden aangemaand tot het betalen van de achterstallige huur (de Stichting huurde na verkoop van haar bedrijfspand aan Centavos, ditzelfde pand van Centavos). Tussen partijen was discussie gerezen over de vraag of twee van de drie aanmaningen die Centavos had verzonden, de Stichting in goede orde hadden bereikt. De Stichting betwistte dat namelijk en vond dat haar terugkooprecht niet was komen te vervallen. Van belang hierbij is dat de aanmaningen allen naar het postbusadres van de Stichting waren verzonden.
Het Hof stelde Centavos in het ongelijk, doch de Hoge Raad casseerde het arrest van het Hof en oordeelde dat Centavos voldoende heeft gesteld en aannemelijk gemaakt – op de verzender rust immers de bewijslast – dat de door haar verzonden aanmaningen de Stichting in goede orde hebben bereikt. De verzender dient, aldus de Hoge Raad, feiten en omstandigheden te stellen en te bewijzen waaruit volgt dat de verklaring door hem is verzonden naar een adres waarvan hij redelijkerwijs mocht aannemen dat de geadresseerde aldaar door hem kon worden bereikt en dat de verklaring aldaar is aangekomen.
Als adres heeft te gelden de woonplaats van geadresseerde, zijn zaakadres (of zakelijk adres), alsmede – en dat maakt het arrest van de Hoge Raad nuttig voor de rechtspraktijk – het adres waarvan de afzender op grond van verklaringen of gedragingen van de geadresseerde mocht aannemen dat deze aldaar door hem kon worden bereikt, bijvoorbeeld diens postbus- of e-mailadres of ieder ander adres dat bij recente contacten tussen partijen door de geadresseerde is gebruikt. De Hoge Raad eist dus geen actieve mededeling van de geadresseerde waaruit blijkt waar hij of zij kan worden bereikt. Voldoende is dat de verzender zijn verklaring zendt naar een adres waarop meer is gecommuniceerd en waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de geadresseerde daar kan worden bereikt.
Vermeldenswaardig is de opmerking van de Hoge Raad dat ook een e-mailadres als (rechts)geldig adres kan worden beschouwd, zodat het arrest ook in het huidige communicatieverkeer – dat grotendeels via de digitale snelweg plaatsvindt – praktisch is en inmiddels zijn nut heeft bewezen.
Een belangrijke tip die ik jullie wil meegeven is wanneer partijen per e-mail communiceren het raadzaam is een ontvangst- en als het even kan een leesbevestiging te vragen. Dit kan normaliter worden ingesteld bij de e-mailinstellingen. Dit voorkomt discussie achteraf en vergemakkelijkt de je eigen bewijspositie, als verzender van de bewuste e-mail (verklaring).
Of en in hoeverre de verzender in het bewijs is geslaagd, hangt grotendeels af van de concrete feiten en omstandigheden. Wat te doen wanneer voor de eerste maal naar het bewuste mailadres wordt gecommuniceerd of wat zijn de gevolgen wanneer een typefout is gemaakt? Wanneer een e-mail naar het info-adres zou worden verzonden en de bewuste e-mail wordt alsdan verwijderd, dan ligt dit in de risicosfeer van de geadresseerde, die immers zelf de keuze heeft gemaakt de e-mail te verwijderen. Het gaat voor nu te ver hier al te diep op in te gaan, maar het toont aan dat de bewijspositie van partijen grillig is en per casus kan verschillen. Wees dus op je hoede en neem in geval van belangrijke verklaringen het zekere voor het onzekere en doe al datgene dat nodig is om je er als verzender van te vergewissen dat de boodschap is aangekomen.
mr. Frank Groenendal
Bel naar: